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文件与档案概念的辨析与使用

发布时间:2012-11-02  

一、文件与档案概念的误理(问题与影响)

改革开放后,中国档案界向国外学习的对象由原苏联转向欧美。在对美国了解中的一个困惑是:为什么有档案馆,还建有Records Center?在未弄清Records真实含义时,国内就将其译为文件,以区别于我们认为是档案的Archives。而当Records Center作为“文件中心”、Records Lifecycle当成“文件生命期”被引进后,中国档案界对外来理论中Records的误读也由此开始。但众所周知的事实是:30年来,“文件中心”始终无法落地,却演变成提供红头文件查阅的“现行文件利用中心”;“文件生命周期”更是仅停留在理论与学术上,从未成为指导档案工作实践指南。直到世纪之交,随着信息技术的迅猛发展,“电子文件”及国际标准的引进,似乎终于让“文件”进入我国档案工作实践领域。于是乎,“国外不讲档案,讲大文件、讲信息了”!我们要“向文件进军”;甚至有人认为国外至今没有电子档案。

    然而随着时间的推移,由引进国外概念、理论消化不良引起的困惑逐渐显现:如纸质数字化后称为档案,电子的原件却称为“文件”;本是国际档案管理标准却采标为“文件”管理标准;甚至出现有“归档电子文件”,却没有电子档案的怪圈。特别是碰到真正的文件工作者,此“文件”Records碰上彼文件Document,有点儿李鬼见李逵之尴尬。“文件”概念及理论使我们陷入深深疑惑:我们是文件工作者还是档案工作者?

二、文件与档案概念的原理(词源用法)

Records最早出现在12世纪,源自拉丁语的recordare,字面含义是回想、回忆、记录,英汉辞典中解释为:记录,记载;案卷,档案;证据,证明;履历,成绩等。

Documents也源自古老的拉丁语,意为:课程、样子,引申为教导、指示、公务文件。词典解释为:文献,文件;公文;证件,证书,凭证等。

Archives源自拉丁语和希腊语,原始含义是:统治者的官署、公共机构、建筑,引申为存放在公共机构中的物品、档案;现代基本含义是:档案馆(库)及馆藏档案。(以下用RD