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文件与档案概念的辨析与使用

发布时间:2012-11-02  

一、文件与档案概念的误理(问题与影响)

改革开放后,中国档案界向国外学习的对象由原苏联转向欧美。在对美国了解中的一个困惑是:为什么有档案馆,还建有Records Center?在未弄清Records真实含义时,国内就将其译为文件,以区别于我们认为是档案的Archives。而当Records Center作为“文件中心”、Records Lifecycle当成“文件生命期”被引进后,中国档案界对外来理论中Records的误读也由此开始。但众所周知的事实是:30年来,“文件中心”始终无法落地,却演变成提供红头文件查阅的“现行文件利用中心”;“文件生命周期”更是仅停留在理论与学术上,从未成为指导档案工作实践指南。直到世纪之交,随着信息技术的迅猛发展,“电子文件”及国际标准的引进,似乎终于让“文件”进入我国档案工作实践领域。于是乎,“国外不讲档案,讲大文件、讲信息了”!我们要“向文件进军”;甚至有人认为国外至今没有电子档案。

    然而随着时间的推移,由引进国外概念、理论消化不良引起的困惑逐渐显现:如纸质数字化后称为档案,电子的原件却称为“文件”;本是国际档案管理标准却采标为“文件”管理标准;甚至出现有“归档电子文件”,却没有电子档案的怪圈。特别是碰到真正的文件工作者,此“文件”Records碰上彼文件Document,有点儿李鬼见李逵之尴尬。“文件”概念及理论使我们陷入深深疑惑:我们是文件工作者还是档案工作者?

二、文件与档案概念的原理(词源用法)

Records最早出现在12世纪,源自拉丁语的recordare,字面含义是回想、回忆、记录,英汉辞典中解释为:记录,记载;案卷,档案;证据,证明;履历,成绩等。

Documents也源自古老的拉丁语,意为:课程、样子,引申为教导、指示、公务文件。词典解释为:文献,文件;公文;证件,证书,凭证等。

Archives源自拉丁语和希腊语,原始含义是:统治者的官署、公共机构、建筑,引申为存放在公共机构中的物品、档案;现代基本含义是:档案馆(库)及馆藏档案。(以下用RDA分别代表RecordsDocumentArchives。)

三、文件与档案概念的学理(历史与现实)

科学上的原理或法则。档案学作为应用科学,实践性强是其重要特征,但学理上依然具有、也需要特定且符合逻辑的概念体系支撑。1994年加拿大不列颠哥伦比亚大学(UBC)研究生在杜兰蒂和库克教授带领下,进行了“电子档案完整性保存”研究项目。该项目运用演绎的方法,“以纯理论方式,识别和确定电子信息系统的副产品,以及保护那些能构成活动证据完整性的方法。”1995年,项目组又与美国“档案管理特别工作组”共同开发了业务活动模型,为InterPARES电子系统中档案真实永久保存DoD5015.2电子档案管理软件功能要求奠定了前提和基础。

UBC有关Records概念的结论如下:

1)从古文书学看,记录Record(单数),是活动中产生并记载于媒体上、符合公认规则并与社会组织关联的事实证明。即,记录即长久保存的文件(record = archival document)。

2)从当代档案学看,因档案学并不对单独的“记录”作界定,而是将其作为集合体概念“档案”Records(复数)。即,档案=归档保存的文件(records = archival documents)。

3)归档文件(archival Document),指个人有意记载其活动成果、法人为记录履行职能情况而形成的文件,即档案(Alias: Records)。

4)档案室(Records office):机关科室,负责建立和维护档案组织体系的工作,并对档案形成、处理和保存进行监督。

5)搁置(set aside):将档案保存起来以便处理和利用。

6)档案关联(archival bond: 同一档案集成体中档案与档案之间的关系网络,是由分类、登录、组成案卷等活动形成。关联是档案原始的、起决定性作用的环节,体现其目的与特性。

文件与档案管理的历史

文件是信息的载体,也是政府行政、管理和服务公众的工具。美国联邦政府文件印制、分发、保存和利用的管理体制,来自让公众自由获取政府信息的理念。1860年,美国国会通过《印刷法》后,政府印刷局成立,负责联邦政府文件的印刷。1895年,负责联邦政府文件分发和交换的“文件总监”及审批、监管遍及全国的“联邦寄存图书馆”管理职责被赋予印刷局。联邦政府公开文件被保存在全国1300家联邦寄存图书馆,供公众免费查阅。这些文件不论产生于哪个机关,都被赋予统一的“文件管理分类号”(SuDoc),而这一文件分类体系从1904年起施行,迄今已超过100年。同时,美国图书馆协会下设“政府文件圆桌会议”和“联邦文件特别工作组”,专门研究政府文件管理和服务的问题;不少大学专门建立文件中心Document Center,为学者和研究人员提供联邦及州政府文件查阅。

四、文件与档案概念的法理(法律与规范)

美国文件和档案管理的法律

《美国法典》中涉及文件管理的有:第44编“公共印刷与文件”,第13章《特别报告与文件》,主要规定了政府各部门和相关机构文件的分发、报送份数;第15章《联邦登记与联邦法规》,规定了政府文件的制定与印发、保存、立卷归档要求;第17章《公共文件的分发与出售》,规定了美国政府各机关不得印制公开发布的文件,也无须向各机关及联邦各州发送,而是统一由联邦政府印刷局负责政府文件和出版物的印制、分发和出售;第19章《寄存图书馆制》,规定由印刷局制定“文件分类”,实施“联邦寄存图书馆制”,对联邦政府文件统一分类、分发、寄存、管理和免费利用;第33章的《公共文件法》,规定总统文件与档案属于联邦政府的公共文件,成立“联邦政府官员档案与文件研究全国委员会”研究政府官员形成档案文件的价值、控制、处置及保存。

5编《政府机构与雇员》第5章的《信息自由法》,规定任何美国公民可要求政府公布政府信息,这些信息经审查后,如不属于国家机密,则应当公开。由于当时联邦政府文件公开已有100多年历史,公民可通过寄存图书馆查阅,所以该法的对象主要是联邦政府档案,并被俗称为《联邦公共档案法》。

18编《犯罪与刑事程序》第I部分“犯罪”涉及档案的有:第101章“档案与报告”中第2071款“隐藏、转移或毁坏”罪;第73章“妨碍司法”中第1519款:“在联邦调查及破产程序中销毁、篡改及伪造档案”和第1520款“销毁公司审计档案”。

28编《司法制度与司法程序》附录《联邦证据规则》“传闻规则”之“传闻例外”中,档案7款,文件3款,能作为法庭上宣誓人有效的非物质证据。

档案在任何国家都是书面证据中最重要的一类,但我们通常认为是档案含义的A在美国法律中几乎没有。难道法律对档案概念及管理、档案犯罪及档案证据作用都不涉及吗?非也!档案的法律用语是R,因为R代表所有档案,不论是在机关、企业还是档案馆!而A只是档案馆所藏档案。法律没必要、也不可能仅对某一部分档案作规定。

经过150多年发展,美国已建立了联邦政府文件统一印制分发、统一分类编号、全国各地寄存、免费公开查阅、圆桌会议交流、依法归属处置的法律及管理。即:联邦印刷局(GPO)依法负责文件印刷、分发、编目、存储、管理和利用;而档案馆局(NARA)则是负责文件的归档及档案的管理、移交、处置和长久保存。

依照法律,一份需要公开的文件的流程是:某机构起草定稿后,交由NARA所属的联邦登记办公室审查、编号;送印刷局印刷、分发;发文对象是有关机构;文件存放和查阅地点是全国寄存图书馆;原办理机关立卷归档,按规定若干年后移交NARA。这里什么是文件、什么是档案,谁管文件、谁管档案,哪查阅文件、哪利用档案,在法理及实践上清晰明确。

五、文件与档案概念的道理(逻辑与矛盾)

文件与档案管理的责任

文件与档案管理负有不同责任,真正的文件管理对象是文件D。可以说,文件的形成管理、运行、保存是一项庞大、繁复的工作,所涉及的技术、管理、流程、软件以及相应的标准、规范要远大于档案工作。甚至现代社会管理、经济运行的基础之一就是文件生成、管理和使用。维基百科在介绍文件管理系统时,列出的主要方面是:起草、捕获、工作流、协同办公、签署、立卷、存址、索引、灾难恢复、元数据、版本、保存期、归档、排印、分发、追踪等,说明文件管理在业务活动中不可或缺性、其职能与责任也非档案管理所能胜任。近年来,信息技术的发展使电子文件管理(EDM)、内容管理(CM)等软件不断完善,使文件形成、管理和维护能力不断提升。国际计算机联盟专门设有研究各种格式及载体文件系统的“文件工程”(D Engineering)年度论坛,并将其纳入计算机科学的一个分支。2007年,ISOIEC有关技术委员会也联合组成“文件管理研究项目组”,开展对电子文件管理的系统研究。

档案管理的对象是档案Records,且相对文件管理有一定滞后性,侧重于档案的收集、保存、系统化整理、提供长久利用和最终处置等。由于档案工作的持久性和国家对政府档案集中保存的法律及制度要求,形成了档案先存放在形成机关、后由档案馆接收长期保存的模式,才有了两个阶段档案工作者称谓的不同。实际上我们认为是档案工作者的Archivist,更准确地讲是档案馆工作者,如同Librarian是图书馆员、不是图书员,他一般不参与文件到档案的形成过程;而在档案形成机构的档案工作者则称为Records Managers,且所有档案、包括将来要移交到档案馆的永久档案,都要经由他们形成并保存一定时间。两者的管理对象都是R,只不过前者管理的仅是档案的一部分,尽管是很重要部分;而后者管理着整体档案的一段时间、不负责永久保存。在中国,称为档案工作者,如果不做说明,一般分不出在哪工作;但英文的两个词则能明显区分出是在档案馆还是档案室工作。我国号称有百万档案工作者,但如果你用Archivists告诉外国同行,通常会使对方吃惊。实际上这个百万应包括、且绝大多数是机关、企事业单位的档案管理人员,即Records Managers。(据国家档案局统计年报,全国档案馆、局仅10万人左右)

美国国防部DoD5015.2《电子档案管理应用软件设计标准》(Electronic Records Management Software Applications Criteria Standard):

该标准2007425日第三版(V3)定义了166项术语。其中DL1.26.形成(Create)。对电子档案(electronic records)来说,是指新的档案及其相关元数据立卷归档行为或结果。

DL1.34.归档时间(Date Filed)。在档案管理系统中电子文件(electronic document)立卷并确定为档案的时间。DL1.95.印发日期(Publication Date)。是指责任者完成文件(document)或签署文件(document)的日期和时间。对电子文件(electronic document)来说,这一日期和时间应当由责任者建立,或由形成文件(document)的软件赋予文件(document)。这一日期和时间并非在档案管理系统中的立卷时间。

DL1.47.文件(Document)。以任何物理形式或特征记载下的信息。文件(document)可以符合档案的定义,也可以不符合。(可以成为档案,也可以不成为档案)。

DL1.99.档案(Record)。指详细记载业务活动的各种载体信息。档案是美国政府机构依法或处理公共事务活动中形成或得到,包括帐册、文件、地图、照片、机读材料、及其它文献材料,且无论是何种载体形式或特征。档案是由机构或其合法的继承者作为组织、功能、政策、决定、程序、运行及其他活动的证据及其数据价值而保存。

DoD5230.24 《技术文件分发声明》( Distribution Statements on Technical Documents ):DoD5230.24规定了国防部有关生产、工程以及后勤信息等工作文件、备忘录、前期报告等各类技术文件的分发政策和程序,明确了在技术文件上如何标示该份文件是否适于分发、出版和传播而无需额外授权和批准。

六、文件与档案概念的事理(标准与实践)

文件与档案管理标准

标准是社会的共识和规范化管理的工具。为规范产品生产、增加通用性,首先就是要对管理、业务活动中如何形成文件Document进行规范,涉及文件起草的格式、版式、文体、结构、语言、字符、数字、符号、文头、制图、数据交换、元数据等的规范化。因此,现代社会中文件管理标准无处不在:办公、机械制造、外贸、医疗、设计、科研、地质、海洋、航空、交通、电力等领域、行业都有文件形成管理的规范、标准。

多年来国际上有关文件形成与管理标准多达数百项。ISO组织有约200个技术委员会,不同委员会从各自的专业领域都制定有某类文件的技术或管理标准,因而文件管理标准要远远多于档案标准。在约两万多项ISOIEC标准中,直接冠以Document的就达数百项:既有用于一般文件管理的ISO10244IEC82045,也有技术文件管理的11442,还有电子文件管理的1265112029。上述国际标准在国内等同采标后就是冠以“文件”的名称。如GB/T17825CAD文件管理”国家标准中,文件就是Document

此外,关于数据data、制图drawing、图形graphic、影像image、缩微microfilming、声音audio、手册manual、资料documentary、指南guidance、规范specification等各种专门类型文件的标准更不可胜数。ISO还有分别设立专门的“文件管理应用”(Document Management Application)技术委员会(TC171)和“档案馆与档案”(Archives/Records) 分委员会(TC46/SC11)。

七、文件与档案概念的合理(本义与意义)

结论

1.R是档案,不是文件;与此相对应,Electronic R是电子档案,不是“电子文件”。而A是指档案机构、档案馆(库);指称档案时仅是表示馆藏档案,不是全部档案。

2.我国档案管理实践在本质上与美英区别不大。只要将国外文章中的R译成档案,中外的档案理论与实践是相通的,我国机关、企事业中的档案管理就是R ManagementISO 1548923081正是针对机关、企事业单位档案管理的标准。

3.档案生命期与连续体是关于档案工作的理论。“档案生命期”是强调档案在形成单位、档案中心、档案馆各阶段有不同侧重;“连续体”是适应信息化进程的需要,提出基于IT的档案生成、归档及移交到档案馆保存的整体控制和管理。

建议

1.认清档案管理的责任在档案、而非文件。凡是由国外引进的档案管理理论、标准中,应视上下文关系,将R译为档案或记录;A译为档案馆(库)或档案;D译为文件。

2.现行由R翻译而称为“文件”的都可改为“档案”。有人说现在已形成习惯、不好改,但所谓“文件”已使档案界在与其他行业交流时产生歧义、尴尬、甚至混乱难道还要继续?

3.未雨绸缪,为档案开放做好准备。信息公开不仅是文件,而且包括档案。档案人有责任加强对政府公共档案开放的内容、方式等研究,以适应未来政务公开、服务公众的要求。

4.加大对电子档案管理的规划研究。不能信息化的行业是没落的行业,档案工作概莫能外。加强对电子档案管理的战略研究、促进信息化建设,是档案工作应对未来社会的关键。


 

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